Gratis whistleblowerordning
Gratis whistleblowerordning: hvad får I, og hvornår er det ikke nok?
Loven kræver ikke et bestemt system, så en gratis løsning kan være lovlig. Men kravene til fortrolighed, frister og dokumentation gælder, uanset hvad ordningen koster.
Kort fortalt
- Whistleblowerloven kræver ikke et bestemt system. En sikker mailløsning eller en fysisk postkasse kan bruges (Justitsministeriets vejledning, pkt. 6.2).
- Kravene gælder uanset prisen: fortrolighed, bekræftelse inden for 7 dage, feedback inden for 3 måneder, registrering og skriftlig dokumentation (§§ 12, 16 og 23).
- En gratis skabelon kan dække dokumentationen og informationen til medarbejderne, men den er ikke en kanal og holder ikke øje med fristerne.
- Har I færre end 50 ansatte, kræver whistleblowerloven ingen ordning (§ 9, stk. 1).
- WhistleSafe koster 2.490 kr. om året eller 249 kr. om måneden ekskl. moms, uanset antal ansatte, og I kan prøve den gratis i 30 dage uden betalingskort.
Det kræver loven, uanset prisen
Har I 50 ansatte eller flere, skal I have en intern whistleblowerordning (§ 9, stk. 1). Loven siger, hvad ordningen skal kunne, ikke hvordan den skal være bygget. Det er ikke et krav, at ordningen bygger på et it-system (Justitsministeriets vejledning, pkt. 6.2). Kravene i korte træk:
- en kanal, hvor man kan indberette skriftligt, mundtligt eller begge dele (§ 10);
- en upartisk person eller afdeling, der tager imod indberetningerne og følger op (§ 11);
- fortrolighed, så kun dem, der behandler sagerne, har adgang (§ 12, stk. 1);
- bekræftelse inden for 7 dage og feedback inden for 3 måneder (§ 12, stk. 2);
- information til medarbejderne (§ 13), skriftlig dokumentation (§ 16) og registrering af indberetningerne (§ 23).
Se hele tjeklisten med lovkravene
De gratis muligheder
En e-mailadresse
Vejledningen nævner selv «en sikker mailløsning» som en måde at opbevare indberetningerne på (pkt. 6.2). Kun whistleblowerenheden må kunne læse dem. Udvalgte it-medarbejdere må have adgang som led i den almindelige drift, men indberetningerne må ikke ligge, hvor andre ansatte kan se dem, fx på et fælles drev (pkt. 6.2).
Resten står I selv for: at bekræfte modtagelsen inden for 7 dage, regnet fra dagen efter, at mailen kom i indbakken (pkt. 6.3), at give feedback inden for 3 måneder og at registrere indberetningen (§ 23). En e-mail viser, hvem den kommer fra, medmindre afsenderen har oprettet en adresse uden sit navn.
Beregn fristerne for en indberetning
En fysisk postkasse
Den nævner vejledningen også (pkt. 6.2). Men et anonymt brev i en postkasse kan I i almindelighed ikke bekræfte (pkt. 6.3), og I kan ikke stille den, der skrev det, et opfølgende spørgsmål.
Gratis skabeloner
En whistleblowerpolitik kan opfylde kravet om skriftlig dokumentation (§ 16; vejledningen, pkt. 6.5), og et opslag til medarbejderne kan give dem den information, de har krav på (§ 13; vejledningen, pkt. 6.4). Skabelonerne er ikke en kanal, og de holder ikke øje med fristerne.
- Whistleblowerpolitik med jeres navn: en færdig politik som PDF, uden e-mail.
- Medarbejderinformation med QR-kode: opslaget til medarbejderne som PDF.
En gratis version af et whistleblowersystem
Tilbyder en leverandør en gratis version, så stil de samme spørgsmål som til en betalt:
- Hvem kan læse indberetningerne, også hos leverandøren (§ 12, stk. 1)?
- Bekræfter systemet modtagelsen, og kan I se fristerne på 7 dage og 3 måneder (§ 12, stk. 2)?
- Kan I skrive med en, der er anonym (vejledningen, pkt. 6.2)?
- Bliver indberetningerne registreret, og kan I få dem ud igen (§ 23)?
- Giver leverandøren en skriftlig garanti for uafhængighed, fortrolighed, databehandling og tavshedspligt (vejledningen, pkt. 3.6)?
- Hvad koster det, når I får brug for mere, end den gratis version giver?
Ansvaret for, at ordningen lever op til loven, er stadig jeres, også når en leverandør tager imod indberetningerne (§ 11, stk. 2; vejledningen, pkt. 3.6).
Datatilsynets eksterne ordning
Datatilsynet driver Den Nationale Whistleblowerordning på whistleblower.dk (§ 17, stk. 1). Den, der vil indberette, kan frit vælge den i stedet for jeres ordning (vejledningen, pkt. 6.4). Den er ikke jeres interne ordning, og den fjerner ikke kravet i § 9. I skal fortælle medarbejderne, hvordan de bruger den (§ 13, nr. 2).
Hvor de gratis muligheder kommer til kort
Lovens krav, og hvad I selv skal gøre med en e-mailadresse eller en postkasse, ved siden af det, WhistleSafe gør.
| E-mail eller postkasse | WhistleSafe | |
|---|---|---|
| Fortrolighed (§ 12, stk. 1) | I sørger selv for, at kun dem, der behandler sagerne, og udvalgte it-medarbejdere kan læse indberetningerne. | I appen ser kun de sagsbehandlere, I giver adgang, sagerne, og en afdeling ser kun sine egne. Hvad vi selv kan se, står under Sikkerhed. |
| Bekræftelse inden for 7 dage (§ 12, stk. 2) | I holder selv øje med datoen. Et anonymt brev kan I i almindelighed ikke bekræfte. | Fristen tælles på hver sag, og I får besked 2 dage før, den udløber. |
| Feedback inden for 3 måneder (§ 12, stk. 2) | I holder selv øje med datoen. | Fristen tælles på hver sag, og I får besked 14 dage før, den udløber. |
| Dialog med en, der er anonym (valgfrit) | Med e-mail kun, hvis afsenderen har en adresse uden sit navn. Med et brev nej. | I skriver sammen i sagen uden at kende navnet. Der kræves hverken navn, e-mail eller konto. |
| Registrering og dokumentation (§§ 16 og 23) | I registrerer selv indberetningerne og skriver selv politikken. | Sagerne ligger samlet og kan eksporteres, og I har en færdig whistleblowerpolitik fra første dag. |
| Pris | Ingen licens. Arbejdet med adgang, frister og registrering er jeres. | 2.490 kr./år eller 249 kr./md. ekskl. moms, 30 dage gratis uden betalingskort. |
Begge dele kræver, at I udpeger en upartisk person eller afdeling, der behandler sagerne (§ 11). Det gør intet system for jer.
Hvornår er gratis nok?
Færre end 50 ansatte. Whistleblowerloven kræver ingen ordning (§ 9, stk. 1), men andre love kan, fx lov om finansiel virksomhed (vejledningen, pkt. 3.3). Vil I have en ordning frivilligt, er en e-mailadresse og en gratis politik et godt sted at starte.
50 ansatte eller flere. Vejledningen nævner en sikker mailløsning og en fysisk postkasse, og den kræver ikke et it-system (pkt. 6.2). Vælger I det, er det jer, der står for adgangen, fristerne, registreringen og dokumentationen.
Gratis er ikke nok, hvis:
- andre end dem, der behandler sagerne, kan læse indberetningerne (§ 12, stk. 1);
- ingen holder øje med fristerne på 7 dage og 3 måneder (§ 12, stk. 2);
- indberetningerne ikke bliver registreret, eller ordningen ikke er beskrevet skriftligt (§§ 16 og 23);
- medarbejderne ikke ved, hvordan de bruger ordningen, eller hvordan de indberetter eksternt (§ 13).
En arbejdsgiver, der skal have en ordning og ikke lever op til kravene, kan straffes med bøde (§ 30, stk. 2).
Læs, hvad loven siger om bøder og tilsyn
Det koster WhistleSafe
WhistleSafe koster 2.490 kr. om året (svarer til 207,50 kr./md.) eller 249 kr. om måneden uden binding. Alle priser er ekskl. moms. Prisen er den samme, uanset hvor mange ansatte I har, og der er intet oprettelsesgebyr. I kan prøve den gratis i 30 dage uden betalingskort.
- Fristerne på 7 dage og 3 måneder tælles på hver sag
- Besked 2 dage før fristen på 7 dage og 14 dage før fristen på 3 måneder
- Skriftlig dialog med den, der har indberettet, uden at I kender navnet
- En færdig whistleblowerpolitik fra første dag og en plakat med QR-kode
- Eksport af en sag som ZIP med PDF og bilag, og af alle sager som CSV
- Hostet i Microsoft Azure i EU
WhistleSafe giver jer kanalen og styr på fristerne. Det er stadig jer, der udpeger, hvem der behandler sagerne, og som følger op.
Spørgsmål og svar
Findes der en gratis whistleblowerordning?
Loven kræver ikke et betalt system. Justitsministeriets vejledning nævner selv en sikker mailløsning og en fysisk postkasse, og den siger, at ordningen ikke behøver et it-system (pkt. 6.2). Kravene til fortrolighed, frister, registrering og dokumentation gælder stadig, og det arbejde står I selv for.
Er en e-mailadresse nok som whistleblowerordning?
Det kan den være, hvis kun dem, der behandler sagerne, kan læse den, og I selv bekræfter inden for 7 dage, giver feedback inden for 3 måneder og registrerer indberetningerne (§ 12, stk. 1 og 2, og § 23; Justitsministeriets vejledning, pkt. 6.2 og 6.3). Vil I tage imod anonyme indberetninger, er e-mail svær, for afsenderens adresse står på mailen.
Kan vi bruge Datatilsynets ordning i stedet for vores egen?
Nej. Har I 50 ansatte eller flere, skal I have en intern ordning (§ 9, stk. 1). Den eksterne ordning er et ekstra valg for den, der vil indberette, og I skal fortælle medarbejderne, hvordan man bruger den (§ 13, nr. 2).
Hvad koster WhistleSafe efter de 30 dage?
2.490 kr. om året eller 249 kr. om måneden, ekskl. moms, uanset hvor mange ansatte I har. Vil I fortsætte, tilføjer I et betalingskort og vælger årlig eller månedlig betaling, inden prøveperioden slutter. Kortet trækkes først efter de 30 dage, så I betaler fra dag 31. Tilføjer I ikke et kort, sættes abonnementet på pause, og I betaler intet. 7 dage efter tager whistleblowerkanalen ikke imod nye indberetninger, før der er tilføjet et kort.
Kilder
Primære kilder: loven, Justitsministeriets vejledning for private arbejdspladser og Datatilsynet.
Alle kilder er åbnet og kontrolleret .
- Retsinformation: Lov om beskyttelse af whistleblowere (lov nr. 1436 af 29. juni 2021) ·
- Justitsministeriet: Vejledning om whistleblowerordninger på private arbejdspladser ·
- Datatilsynet: Den Nationale Whistleblowerordning
Vil I hellere bruge tiden på sagerne?
WhistleSafe tæller fristerne på hver sag og giver jer besked, før de udløber. Prøv den gratis i 30 dage.