Whistle­blower­loven – kort og praktisk.

Hvem skal have en ordning?

Alle arbejdsgivere med 50 ansatte eller flere, private som offentlige (§ 9, stk. 1). Arbejdspladsen er den juridiske enhed med sit eget CVR-nummer, så i en koncern tæller hvert selskab for sig (Justitsministeriets vejledning, pkt. 3.1).

• Private arbejdsgivere med 250 ansatte eller flere og offentlige arbejdsgivere med 50 eller flere har skullet have en ordning siden 17. december 2021 (§ 31, stk. 1).
• Private arbejdsgivere med 50–249 ansatte har skullet have en siden 17. december 2023 (§ 31, stk. 2).

Sådan tæller I de ansatte

Alle ansatte tæller, uanset hvor mange timer de arbejder: fuldtid, deltid, tidsbegrænsede ansættelser og vikarer, I selv har ansat. Vikarer fra et vikarbureau tæller hos bureauet. Det er gennemsnittet af de fire seneste kvartaler, der afgør det, og I må bruge tallet i CVR-registret (Justitsministeriets vejledning, pkt. 3.4).

Færre end 50 ansatte

Så kræver whistleblowerloven ikke en ordning, men I må gerne have en. Andre love kan kræve en ordning af mindre virksomheder, fx lov om finansiel virksomhed (Justitsministeriets vejledning, pkt. 3.3).

Tjek, om I er omfattet

Hvad skal ordningen kunne?

• En kanal. Man skal kunne indberette skriftligt, mundtligt eller begge dele. Kan man indberette mundtligt, skal man også kunne få et fysisk møde inden for en rimelig frist, hvis man beder om det (§ 10).
• En upartisk modtager. I udpeger en upartisk person eller afdeling, der tager imod indberetningerne, har kontakten med den, der indberetter, følger op og giver feedback (§ 11, stk. 1).
• Fortrolighed. Identiteten på den, der indberetter, den, der bliver indberettet om, og andre, der nævnes, skal holdes fortrolig, og uvedkommende må ikke få adgang (§ 12, stk. 1).
• Procedurer. De skal sikre bekræftelsen inden for 7 dage, en omhyggelig opfølgning og feedback inden for 3 måneder (§ 12, stk. 2).
• Information. Medarbejderne skal kunne se, hvordan de indberetter til jeres ordning, og hvordan de indberetter eksternt (§ 13).
• Dokumentation. I gemmer skriftlig dokumentation for, hvordan ordningen er sat op, og for procedurerne (§ 16).
• Registrering. Indberetninger skal registreres, og de må kun gemmes, så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt (§ 23).

I må afvise indberetninger, der ikke er omfattet af loven, og I behøver ikke sende dem videre (§ 12, stk. 3).

Fristerne

• 7 dage: Den, der har indberettet, skal have en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget (§ 12, stk. 2, nr. 1).
• 3 måneder: Den, der har indberettet, skal have feedback hurtigst muligt og senest 3 måneder efter bekræftelsen (§ 12, stk. 2, nr. 3).

Indberetningen regnes for modtaget den dag, den kommer ind, også uden for kontortid. De 7 dage løber fra dagen efter, og weekender og helligdage tæller med. En indberetning, der kommer fredag kl. 22.30, skal bekræftes senest fredagen efter (Justitsministeriets vejledning, pkt. 6.3).

Kan I ikke give feedback inden for de 3 måneder, skal I sige det til den, der har indberettet, og fortælle, om der kommer mere senere (Justitsministeriets vejledning, pkt. 6.3). Feedback er besked om, hvad I gør ved sagen, og hvorfor (§ 3, nr. 13).

Beregn fristerne for en indberetning

Hvad kan man indberette?

Overtrædelser af EU-retten inden for direktivets område, og i øvrigt alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold (§ 1, stk. 1). Et forhold er alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få det frem (Justitsministeriets vejledning, pkt. 5.2). Vejledningen nævner blandt andet:

• bestikkelse, dokumentfalsk, tyveri, underslæb og bedrageri;
• overtrædelser af skattelovgivningen og bogføringsloven;
• seksuel chikane og grov chikane;
• alvorlige fejl og uregelmæssigheder i IT-drift.

Bagateller og sager om ens eget ansættelsesforhold er som udgangspunkt ikke omfattet (Justitsministeriets vejledning, pkt. 5.2). Visse oplysninger er undtaget, fx det, advokater og sundhedspersoner har tavshedspligt om (§ 1, stk. 3).

Hvem beskytter loven?

Den, der indberetter om noget, vedkommende har fået kendskab til gennem sit arbejde: arbejdstagere, selvstændige, aktionærer og ledelse, frivillige, lønnede og ulønnede praktikanter, folk, der arbejder for leverandører og underleverandører, tidligere ansatte og ansøgere (§ 3, nr. 7). Loven nævner ikke elever.

Beskyttelsen gælder, når den, der indberetter, havde rimelig grund til at tro, at oplysningerne var rigtige og omfattet af loven (§ 6). Så gælder blandt andet:

• Ingen repressalier, ingen trusler om dem, og ingen forsøg på at forhindre en indberetning (§ 8, stk. 1). Det gælder også den, der hjælper med indberetningen, og andre med forbindelse til den, der indberetter, som risikerer repressalier på arbejdet (§ 8, stk. 2).
• Kan den, der har indberettet efter loven, vise, at vedkommende har lidt en ulempe, er det modparten, der skal bevise, at ulempen ikke var repressalier (§ 29).
• Den, der udsættes for repressalier, har krav på godtgørelse. En afskedigelse i strid med § 8 skal underkendes, hvis medarbejderen ønsker det, medmindre det i særlige tilfælde er åbenbart urimeligt (§ 28).

Anonymitet og fortrolighed

Det er jeres valg, om man skal kunne indberette anonymt (Justitsministeriets vejledning, pkt. 6.2). Fortroligheden gælder under alle omstændigheder: Oplysninger om, hvem der har indberettet, må uden udtrykkeligt samtykke kun gives til dem, der er udpeget til at tage imod og følge op (§ 26, stk. 1). Til en anden offentlig myndighed må de kun gives for at imødegå en overtrædelse eller sikre den berørtes ret til et forsvar, og den, der har indberettet, skal som udgangspunkt have besked først (§ 26, stk. 2 og 4).

Den, der er udpeget til at tage imod og følge op, har tavshedspligt (§ 25).

En leverandør eller en fælles ordning

• En ekstern leverandør må tage imod indberetningerne, følge op og give feedback (§ 11, stk. 2), fx en udbyder af en indberetningsplatform, en advokat eller en revisor. I har stadig ansvaret for, at ordningen lever op til loven, og leverandøren bør give en skriftlig garanti for uafhængighed, fortrolighed, databehandling og tavshedspligt. Udpeg også en person hos jer, som leverandøren kan tale med (Justitsministeriets vejledning, pkt. 3.6).
• En koncern må have én fælles ordning (§ 9, stk. 3).
• Private arbejdsgivere med 50–249 ansatte må dele ressourcer, når de modtager og undersøger indberetninger, men ikke når de giver feedback (§ 14; Justitsministeriets vejledning, pkt. 3.5).
• Kommuner må løse opgaverne for hinanden eller have en fælles ordning (§ 15).

WhistleSafe giver jer den interne kanal: et sikkert sted at indberette, skriftlig dialog med den, der har indberettet, og fristerne på hver sag. Det er stadig jer, der udpeger, hvem der behandler sagerne, og som følger op.

Hvis I ikke lever op til loven

En arbejdsgiver, der ikke lever op til kravene om kanal, modtager, fortrolighed, procedurer, information eller dokumentation, kan straffes med bøde (§ 30, stk. 2). Et selskab kan straffes som juridisk person (§ 30, stk. 3). Loven nævner ingen beløb.

Den, der bryder tavshedspligten forsætligt eller groft uagtsomt, eller som bevidst indberetter urigtige oplysninger, kan også straffes med bøde (§ 30, stk. 1).

Den eksterne ordning

Datatilsynet driver en ekstern whistleblowerordning, Den Nationale Whistleblowerordning, på whistleblower.dk (§ 17, stk. 1). Man kan indberette dertil i stedet for til jeres ordning (§ 5, stk. 1), og I skal fortælle medarbejderne, hvordan man gør (§ 13, nr. 2).

Sådan kommer I i gang

1. Tjek, om I er omfattet (§ 9). Brug gennemsnittet af ansatte i de fire seneste kvartaler (Justitsministeriets vejledning, pkt. 3.4).
2. Udpeg en upartisk person eller afdeling, der tager imod og følger op (§ 11).
3. Vælg, hvordan man kan indberette: skriftligt, mundtligt eller begge dele (§ 10), og om det kan ske anonymt.
4. Skriv procedurerne for bekræftelse inden 7 dage, opfølgning og feedback inden 3 måneder (§ 12).
5. Fortæl medarbejderne, hvordan de indberetter internt og eksternt (§ 13).
6. Gem dokumentationen for ordningen (§ 16), og registrér indberetningerne (§ 23).