Gratis skabelon til whistleblowerpolitik

Her kan du hente en skabelon til en whistleblowerpolitik i Word og som PDF. Med følger en medarbejderinformation til opslagstavlen og en kvittering til den, der har indberettet. Du skal hverken oplyse navn eller e-mail for at hente dem.

Skabelonerne er et udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning. I skal tilpasse dem til jeres egen ordning.

Hent skabelonerne

Whistleblowerpolitik, der beskriver jeres ordning: Whistleblowerpolitik (Word) · Whistleblowerpolitik (PDF)
Medarbejderinformation til opslagstavlen eller intranettet: Medarbejderinformation (Word) · Medarbejderinformation (PDF)
Kvittering til whistlebloweren, der bekræfter, at I har modtaget indberetningen: Kvittering (Word) · Kvittering (PDF)

Teksten i politikken og medarbejderinformationen er den standardpolitik og den plakat, WhistleSafe laver til nye kunder. Vi har gjort teksten neutral, så alle kan bruge den, og tilføjet de punkter, Justitsministeriets vejledning nævner. Felterne i [skarpe parenteser] har gul baggrund. Dem udfylder eller sletter I.

Det skal en whistleblowerpolitik indeholde

Whistleblowerloven bruger ikke ordet whistleblowerpolitik. Men arbejdsgivere med 50 ansatte eller flere skal have en intern whistleblowerordning (§ 9), gemme skriftlig dokumentation for ordningen og dens procedurer (§ 16) og give medarbejderne klar besked om, hvordan de indberetter (§ 13). Ifølge Justitsministeriets vejledning kan en whistleblowerpolitik opfylde dokumentationspligten. Den skal så oplyse (pkt. 6.5):

at der er udpeget en whistleblowerenhed, og hvem den er, eller om opgaven er lagt ud til en leverandør eller delt med andre arbejdsgivere;
at sagsbehandlingen lever op til loven, fx om fortrolighed;
at medarbejderne har fået den information, loven kræver.

Medarbejderne skal kunne se (§ 13; vejledningens pkt. 6.4):

hvad man kan indberette, og hvem der kan indberette;
hvordan man bruger ordningen, og om man kan være anonym;
hvordan indberetninger behandles og registreres;
hvilke rettigheder den, der indberetter, og den, der bliver indberettet om, har;
hvordan man indberetter eksternt, fx til Datatilsynet på whistleblower.dk.

Politikken skal også opfordre til at indberette internt, når et forhold kan løses effektivt internt, og den, der indberetter, vurderer, at der ikke er risiko for repressalier. Samtidig skal det stå tydeligt, at man frit kan vælge en ekstern ordning i stedet (§ 13, nr. 1; pkt. 6.4).

Skabelonen har et afsnit til hvert af punkterne. Læs mere om lovens krav i Whistleblowerloven – kort og praktisk.

Personoplysninger i ordningen

I må behandle personoplysninger, når det er nødvendigt for at behandle en indberetning (§ 22). Det gælder kun en ordning, I har pligt til at have. Har I en ordning frivilligt, skal behandlingsgrundlaget findes i databeskyttelsesreglerne (pkt. 6.6).
Databeskyttelsesforordningens øvrige regler gælder stadig. Den, der indberetter, skal have oplysninger om behandlingen af sine personoplysninger (artikel 13). Det kan ske samtidig med indberetningen eller snarest muligt derefter, normalt inden for 10 dage (pkt. 6.3).
Private arbejdsgivere skal ikke opfylde oplysningspligten over for den, der bliver indberettet om, eller over for andre, der nævnes i indberetningen. Det følger af tavshedspligten i § 25 (forordningens artikel 14, stk. 5, litra d; pkt. 6.6).
Indberetninger må kun opbevares, så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt (§ 23, stk. 2). Loven fastsætter ingen bestemt frist (pkt. 6.3).

Sådan tilpasser I skabelonen

Skriv jeres navn, og udpeg whistleblowerenheden: en upartisk person eller afdeling (§ 11). Ledelsen må ikke bestemme, hvordan enheden behandler en konkret indberetning (pkt. 6.1).
Beskriv kanalen: skriftligt, mundtligt eller begge dele, og om man kan være anonym. Det vælger I selv (§ 10; pkt. 6.2).
Gennemgå eksemplerne på, hvad man kan indberette. Loven gælder overtrædelser af EU-retten og alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold (§ 1). Bagateller og ens eget ansættelsesforhold er som udgangspunkt ikke omfattet, men seksuel chikane og grov chikane er (pkt. 5.2 og 5.3).
Skriv, hvor længe I opbevarer indberetninger, og link til jeres oplysninger om behandling af personoplysninger.
Skriv datoen, og læg politikken et synligt sted, fx på hjemmesiden, eller på intranettet, hvis kun medarbejderne kan bruge ordningen (pkt. 6.4).
Hæng medarbejderinformationen op, og brug kvitteringen, når der kommer en indberetning.

Kvitteringen inden 7 dage

Den, der har indberettet, skal have en bekræftelse senest 7 dage efter, at I har modtaget indberetningen (§ 12, stk. 2, nr. 1). Fristen løber fra dagen efter modtagelsen, og weekender og helligdage tæller med. Loven stiller ingen krav til formen, så bekræftelsen kan fx være en automatisk kvittering fra et system. Giver I mulighed for at indberette anonymt, bør I også bekræfte en anonym indberetning, når det kan lade sig gøre (pkt. 6.3).

Feedback skal komme hurtigst muligt og senest 3 måneder efter bekræftelsen (§ 12, stk. 2, nr. 3). Beregn fristerne for en indberetning.

Et udgangspunkt, ikke en garanti

Skabelonerne er ikke juridisk rådgivning, og loven har ingen ordning, hvor en myndighed godkender en whistleblowerpolitik. Gælder der særlige regler for jeres branche, fx den finansielle sektor, kan der være flere krav (vejledningens pkt. 8). Er I i tvivl om noget konkret, så spørg en advokat.

Siden og skabelonerne er tjekket mod lov nr. 1436 af 29. juni 2021 om beskyttelse af whistleblowere og Justitsministeriets vejledninger den 4. oktober 2026.

Brug skabelonen direkte i WhistleSafe

I WhistleSafe ligger standardpolitikken klar fra første dag, og I kan også uploade jeres egen. Hver indgang får en plakat med QR-kode. Kvitteringen kan I sende som en besked til den, der har indberettet, uden at kende navnet, og fristerne på 7 dage og 3 måneder står på hver sag.

Brug skabelonen direkte i WhistleSafe: 30 dage gratis

Ofte stillede spørgsmål

Er skabelonerne gratis?

Ja. Du skal hverken oplyse navn eller e-mail for at hente dem, og I må frit bruge og ændre dem.

Skal vi have en whistleblowerpolitik?

Loven kræver ikke et dokument med det navn. Men har I 50 ansatte eller flere, skal I have en intern whistleblowerordning, gemme skriftlig dokumentation for den og informere medarbejderne om den (§§ 9, 13 og 16). Ifølge Justitsministeriets vejledning kan en whistleblowerpolitik opfylde dokumentationspligten (pkt. 6.5).

Kan vi bruge skabelonen, som den er?

Nej. Udfyld felterne i skarpe parenteser, og tilpas teksten til jeres egen ordning. Skabelonen er et udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning.

Skal man kunne indberette anonymt?

Det bestemmer I selv (Justitsministeriets vejledning, pkt. 6.2). Skriv i politikken, hvad der gælder hos jer. Identiteten på den, der indberetter, skal under alle omstændigheder holdes fortrolig (§ 12, stk. 1).

Hvor skal politikken ligge?

Et synligt sted, som alle, der kan bruge ordningen, har adgang til, fx jeres hjemmeside. Kan kun medarbejderne bruge ordningen, kan intranettet også være et sådant sted (Justitsministeriets vejledning, pkt. 6.4).

Kan offentlige arbejdspladser bruge skabelonen?

Den er skrevet til private arbejdspladser. Justitsministeriets vejledning for offentlige arbejdspladser stiller de samme krav til politikken (pkt. 6.5), men offentlige myndigheder har også regler, der ikke gælder private. Fx skal de mindst en gang om året offentliggøre oplysninger om deres virksomhed efter whistleblowerloven (§ 27).